「AIが便利なのは分かる。でも、結局うちの会社で何ができるの？」
そんな疑問を持っていませんか？
AIの使い道は、意外と身近なところにあります。メールの下書きを考える。長い資料の要点を整理する。Excelの分からない関数を教えてもらう。
さらに、会議や情報共有、請求書や勤怠管理など、会社全体の仕事の進め方を見直すきっかけにもなります。仕事によっては専用のITツールを使った方が適している場合もあります。
大切なのは、AIに詳しくなることではなく、毎日の面倒な仕事を少しでも楽にすること。難しい操作はまだ必要ありません。まずは、これからできるようになることを見ていきましょう。
この記事のポイント
- 小さな会社や個人事業主でも、身近な仕事からAIを試せる
- メール・資料・Excelなどの作業を手伝ってもらえる
- 会議や情報共有など、チームの仕事にも応用できる
- 勤怠・経費・請求・顧客管理など、会社の仕組みを見直すきっかけにもなる
- 最初から難しい操作や有料サービスの導入は必要ない
「AIって、うちの会社にも必要？」
AIを使うと聞くと、大がかりなシステムを導入するイメージがあるかもしれません。でも、最初からそんなことをする必要はありません。「これ、毎回面倒だな」「もう少し楽にならないかな」という小さな困りごとに目を向けてみましょう。
AIを使うと仕事はどう変わる？
例えば、取引先へのメール。何から書けばよいか悩んでいるとき、AIに状況を伝えて下書きを作ってもらうことができます。もちろん、そのまま送るわけではありません。内容や言葉遣いを人が確認して、必要なら直します。
AIが仕事を完成させるのではなく、仕事を進める手助けをしてくれる。これが、最初に覚えておきたい使い方です。
自分の仕事から、会社全体の仕事へ
AIやITで仕事を楽にする方法は、大きく3つの段階で考えられます。
メール・文章作成・要約・Excel・資料作成
会議・議事録・マニュアル・情報共有
勤怠・経費・請求書・顧客管理
まずは一人でも試せるところから始めます。次に、チーム全体で発生している手間に目を向けます。会社全体の改善では、クラウドサービスや自動化なども含めて仕事のやり方そのものを見直します。
会社の1日は、こんなふうに変わるかもしれない
従業員15人ほどの小さな会社を想像してみてください。
従業員15人の架空の会社で、事務担当者が4つの仕事を行う場合の例です。
生まれた時間でできること
※架空の試算例です。短縮時間は業務や使い方で異なり、90分が連続して空くとは限りません。
AIを使うことと、会社の業務を効率化することは、必ずしも同じではありません。メールの下書きや文章の要約には生成AIが役立ちます。一方、勤怠集計や請求書発行には専用のクラウドサービスが適している場合もあります。大切なのは、その仕事に合った方法を選ぶことです。
人が毎回やらなくてもよい作業を少しずつ減らし、その分の時間をお客様への対応、商品やサービスの改善、営業、重要な判断などに使えるようにすることが目標です。
そもそも生成AIって何？
質問やお願いに応じて、文章や画像を作ったり、情報を整理したりできるAIです。ChatGPTも代表的なサービスの一つです。
例えば、こんなふうに頼めます。
「この文章を分かりやすくして」
「丁寧なメールの下書きを作って」
「この内容を3つにまとめて」
難しい専門用語は不要。普段の言葉で、会話するように使い始められます。
AIは何でもやってくれる魔法の道具ではない
AIはもっともらしい間違いを答えることがあります。数字・事実・外部に出す文章は人が確認しましょう。
お客様の個人情報や会社の機密情報を許可なく入力しない。サービスと会社の利用ルールを確認しましょう。
大切な判断や、外部に出す文章の最終確認まで、AIに丸投げしないようにしましょう。安全な使い方も、今後の記事で順番に学んでいきます。
このサイトでは、この順番で進みます
最初から勤怠システムを入れ替えたり、複雑な自動化に挑戦したりする必要はありません。
- STEP 1 まずAIに触れる
身近なことを質問して、AIがどんなものか体験する
- STEP 2 自分の仕事を楽にする
メール・文章・資料・要約・Excelなどに使う
- STEP 3 みんなの仕事を楽にする
会議・議事録・マニュアル・情報共有などへ広げる
- STEP 4 会社の面倒な仕事を見直す
勤怠・経費・請求・顧客管理などの負担を探す
- STEP 5 AI・ITツール・自動化を使う
仕事に合った方法を比較して検討する
- STEP 6 会社の仕組みにする
利用ルールを決め、効果を確かめながら改善する
全部を一度に進める必要はありません。「これは便利」「これは今までの方法でいい」「これはうちには必要ない」と、一つずつ判断していけば十分です。
今日、一つだけ考えてみよう
ここまで読んで、「うちの会社にも使えそうだな」と感じた仕事はありましたか？ まだAIを使わなくても大丈夫です。
今すぐAIに任せなくても大丈夫。思いついた仕事を、心の中で一つ選ぶだけで最初の一歩になります。
次の記事では、いよいよChatGPTを使ってみます。仕事のことは一度忘れて、まずは普通の言葉で一つ質問するところから始めましょう。
