この記事でできるようになること
個人情報や社内機密を避けて、安全な形で相談できる
入力前のチェック｜情報を2つに分ける
入力例：架空の会社名・架空の数字で練習します。顧客の個人情報、パスワード、未公開の社内機密は入力しません。
AIに相談するとき、本当の名前や会社の秘密まで教える必要はありません。 まずは入力する情報を選びましょう。
入力前のチェック｜入れない・言い換える
入れない 氏名・住所・電話番号、顧客情報、パスワード、未公開の売上、取引先との秘密情報、社内限定資料。
工夫して相談 実名を「A社」に置き換えた架空の例、金額をぼかした一般的な質問、自分で作った公開可能な文章。
ただし、名前だけを消しても、ほかの情報から人物や会社がわかることがあります。業務データは会社のルールを優先してください。
こんなふうに言い換える
避けたい：「顧客の山田太郎さん（住所・電話番号…）に送る案内文を作って」
言い換え：「取引先への一般的な納期変更のお知らせ文を、丁寧な表現で作って」
名前を消しただけでは足りない場合も
氏名、住所、電話番号、メールアドレス、取引先名、顧客名簿、未公開の売上や価格、社内パスワード、契約書の原本などは、安易に入力しません。 匿名化しても、組み合わせから人物や会社を特定できることがあります。
業務利用では会社のルールが優先
会社が承認したAIサービスか、入力データの取り扱いルールがあるか、誰が内容を確認するかを確認します。無料だから自由に業務情報を入れてよい、という意味ではありません。
社内で決めておきたい3つのルール
入力する前の確認
実名、住所、電話番号、顧客一覧、未公開の売上、契約書原文、パスワードなどが含まれていないか確認します。匿名化しても内容から個人や企業が推測できる場合があります。
社内で利用を始める前に
会社の利用規程、許可されたサービス、アカウント管理、保存・学習への利用に関する設定を確認します。無料で使えることと、会社で使ってよいことは別です。
誤って入力したとき
入力内容をそれ以上広げず、会社の管理担当者へ速やかに相談します。履歴削除だけで完全な消去が保証されるとは考えず、利用サービスの公式案内に従います。
入力文を安全な形に変えてみよう
【修正前】「顧客の山田太郎さん（電話090-1234-5678）へのお詫びメールを書いて」
【修正後】「顧客への納期遅延のお詫びメールのひな形を作って。氏名・連絡先は入れないで」
名前や電話番号を削るだけでなく、案件の詳細から個人や会社を特定できないかも確認します。
実際に試す｜この質問を使ってみよう
顧客の個人情報を含めず、納期遅延をお詫びするメールのひな形を作ってください。宛名や具体的な日付は空欄にしてください。
今日のゴール
個人情報を入力せずに、必要な文章のひな形を作れたら成功です。
※AIの回答は下書きです。事実・社内ルール・個人情報の扱いを確認してから利用してください。
次に読む｜無料版でできることを試す
